貿易通運作模式

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信報970901

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電子商貿是一個加強本港出口商及製造商對外競爭力的概念,由貿易通國際貿易電腦服務有限公司率先落實。

基本上,用戶只須透過電腦聯繫如填寫目前的配額出口證申請表般填妥資料,並可重讓以前的申請或儲存數據的預置檔案,如常用的貿易夥伴之姓名及地址,以及常用的編號或術語。而電腦熒幕的畫面設計與目前的申請表相似。

認可簽署人可透過保安程序,在準備好的申請書土進行電子簽署,訊息便可由認可的用戶發送子貿易通。

貿易通軟件提供多種功能,以縮短申請所需的準備時間,及減少出錯的可能性,確保第一次傳送的資料已準確無誤,這些功能包括審核某些個別資料。貿易通在收到申請後,將迅速地作如下處理:

  1. 鑑證申請書是否由認可簽署人簽發,以及訊息在傳送過程中有否更改。
  2. 在發現有任何錯誤時,會即時通知出口商及製造商,讓用戶及早更正。
  3. 將出口商的申請書及製造商聲明的資料互相比對。
  4. 將申請書遞交給政府後便會即時通知出口商。
  5. 在一段時間接,如所需製造/出口商提供的任何資料仍未收到,貿易通會通知出口/製造商。在簽證批准後,政府將透過貿易通傳送有關決定予出口商, 以及在批准後,傳送簽證副本子製造商。

核實資料轉予政府

在填寫非電子申請時,出口商及製造商會將所有資料填寫在一張表格上,至於電子申請,出口商的申請書及製造商聲明將分開兩份;而同為出口商及製造商之人士,則只須遞交一份即可。

當出口商遞交申請時, 會將配額出口證申請訊息送予貿易通鑑證及儲存,以作日後與製造商聲明的資料互相比對,而出口商會同時向製造商發出聲明要求,訊息設有一個自動由軟件發出的「獨有申請參考編號」 (UAR),方便質易通比對申請書及聲明書及供日後所有通訊使用。之後,製造商須慎寫電子聲明,並加上個人電子簽署,再將訊息傳送予貿易通。

出口商及製造商須依照以上程序遞交申請書,但每位製造商必須個別遞交電子聲明,貿易通在收到所有製造商聲明後,將資料與出口商的申請互相比對,在資料審核正確及完整後,才傳送予政府。製造商亦可在出口商遞交申請書之前遞交製造商聲明,但須在辦理手續前,由出口商提供UAR。

因此,製造商必須致電或透過電子郵遞,要求出口商提供有關的UAR。在收到UAR後,他便可填寫製造商聲明,並傳送予貿易通等候互相比對。

同一時間,他可傳送一個製造商電子資料訊息予出口商,提供出口商在填寫及傳送申請書所需的貨運詳情。在收到所有製造商及出口商的訊息並經鑑證及互相比對後,貿易通會將申請書傳送予政府。

如牽涉有其他製造商,出口商在填寫申請後,須額外傳送聲明要求訊息予其他有關製造商。在收到製造商所有聲明並經鑑證及互相比對後,貿易通會將申請書傳送予政府。

如出口商是唯一的製造商,他必須簽署及傳送一份包含配額出口證申請及製造商聲明予貿易通,所傳送資料無須互相比對,但會在訊豈獲得鑑證後才傳送予政府,如製造商為兩個或三個製造商之一,他亦須傳送類似的一份訊息予貿易通,及同時傳送聲明要求訊息于每位其他的有關製造商,貿易通會將訊息儲存直至收到、鑑證及互相比對所有聲明資料。

貿易通會依據配額出口證申請的規則,鑑證所有傳送的配額出口證申請,或其他有關電子訊息,以審核訊息的完整、統一及真確性。首先貿易通會鑑證電子簽署,以確定訊息由認可用戶簽發,並且在傳送過程中未被更改。任何未能鑑證的訊息會被拒絕。客戶公司接收貿易通、貿易署及其他質易夥伴的訊息,亦可透過相同的方法鑑證。

貿易通軟件會自動將所有在客戶電腦系統內存有公眾鑰匙編號的慣常貿易夥伴所發出的訊息鑑證清楚。當貿易通收到並鑑證所有製造商聲明後,便會進行互相比對程序,以審核製造商的聲明資料,與有關的申請是否相符。如有任何資料不符,貿易通會即時將錯誤訊號傳送予出口商,並告製造商的某些報關資料,與申請不符。

如在收到配額出口證申請七天內仍未收到任何製造商聲明的資料,貿易通會發出「尚欠通知書」予出口商,通知他遺漏聲明資料。

如再七天後,仍未收到有關的遺漏聲明資料,申請將作終止論;如在收到製造商聲明的資料後七天仍未收到有關的配額出口證申請,申請亦作終止論。

貿易署將全力配合

無論牽涉的製造商及發現和更正的錯誤數目若干,貿易通僅收取一筆辦理配額出口證申請的費用,貿易通會在申請書傳送予政府時,向出口商收取這項費用,介紹期內,這項費用獲豁免。

在傳送申請書予政府時,貿易通亦會代出口商先行支付配額出口證費用予政府。貿易署亦已作出承諾,會為電子配額申請提供更快捷的服務,所

須批核時間較非電子申請節省一個工作天。換言之,通常可在貿易通將申請傳送予政府後第二個工作天,即可知悉簽證是否獲批准。當貿易署作出決定後,貿易通會透過電子方式通知申請人士。如配額出口證申請獲批准,在通知訊息發出後,會傳送附有簽署證號碼的申請書。

通知訊息亦會分別傳送予所有有關製造商,但通知訊息只是包含有該個別製造商的簽證資料,以及刪除了部分商業敏感資料。在現階段來說,用戶仍須於批核訊息發出後的第二個工作天,前往貿易署領取貨運及簽署副,由於在取得電子批准後,貨運及簽證副本通常可保證在一個工作天後獲簽發,用戶可預先安排贅物的裝運。使用電子的出口商可在遞交申請書時,要求將某些敏感資料,在貨運及簽證副本中刪除。

如申請遭延遲處理或拒絕受理,通知訊息會透過電子方式,告知申請人有關決定及原因。

透過電子方式辦理配額出口證申請,所需時間會縮短,而須更正資料的情況亦會減少。在一般情況下,客戶可待正確的貨運詳情及預訂資運安排之後,才遞交申請書。